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作業効率UP!知っておきたいWord操作テクニック【前編】



オフィスワークを進めるうえで欠かせないWordとExcel。
操作方法の身に付け方はパソコンスクールに通ったり、テキストを買って独学で学習するなど様々な手段があるかと思いますが、「仕事で使いながら覚えたので、体系的な学習はした事が無い」という方は多いのではないでしょうか?

そこで、ビズプロ編集部ではサーティファイ ソフトウェア活用能力認定委員会の協力のもと「Word文書処理技能認定試験」「Excel表計算処理技能認定試験」の試験問題から実務で活かせる操作テクニックをピックアップし、【Word編(前編・後編)】【Excel編(前編・後編)】の4回に分けてご紹介します。

今まで以上に作業時間を短縮出来たり、ミスなくドキュメントを作成するヒントになるかもしれません!ぜひご覧ください。
記念すべき1回目は「Word文書処理技能認定試験3級」から「タブ機能」の活用方法をご紹介します。
 

便利なタブ機能を使いこなそう(Word3級編)

皆さんは普段Wordを使用する際、「タブ機能」は使っていますか?
「タブ」とは、段落中の文字列を行内の特定の位置に揃える機能です。
同じ行に入力した複数の項目を一定の間隔で並べたり、複数の行に入力した文字列の位置を揃えたりする時などに利用します。
Word文書処理技能認定試験3級を例に、タブ機能を覚えてみましょう!

<問題>
次の文書を以下の条件でタブとリーダーの設定をしなさい。


 
▽文書はこちらからダウンロードできます。


<条件>
●1つ目のタブとリーダー
タブ位置:14字
配置:左揃え
リーダー:……(5)

●2つ目のタブとリーダー
タブ位置:39字
配置:右揃え
リーダー:……(5)


<完成例>


タブの使い方が分からない方は、何となくスペースや「・」を入力して文字の位置を調整してしまいがちですが、
タブ機能を使えば後で文字が増減しても再編集する必要が無くなりますので、文書作成のミスも減らす事が出来ます。
それでは、手順を解説していきます。

<手順>
「●電車~徒歩3分」までをマウスでドラッグして選択し、下図の赤枠で囲んだアイコンをクリックします。


 

[段落]ダイアログボックスが表示されますので、「タブ設定」ボタンをクリックします。


 

[タブとリーダー]ダイアログボックスが表示されたら、1つ目のタブを設定します。
[タブ位置]ボックスに「14」を入力し、[配置]の[左揃え]オプションボタンを選択、リーダーの[・・・・・・(5)]オプションボタンを選択し、最後に「設定」ボタンをクリックします。これで1つ目のタブが設定されました。

この調子で2つ目のタブを設定していきましょう。
[タブ位置]ボックスに「39」を入力し、[配置]の[右揃え]オプションボタンを選択、リーダーの[・・・・・・(5)]オプションボタンを選択し、最後に「設定」ボタンをクリックします。これでタブが2つ設定出来たので、[OK]ボタンをクリックします。

「電車」「バス」それぞれの後ろにカーソルを置いて「Tab」キーを押すと、タブが挿入され、リーダーが表示されました。また、「早瀬町・・・」と「早瀬渓谷・・・」の先頭が左揃えで揃っていますね。※下図(1)
次に、「早瀬町・・・」「早瀬渓谷・・・」それぞれの後ろにカーソルを置いて「Tab」キーを押すと、タブが挿入され、リーダーが表示されました。また、「徒歩10分」と「徒歩3分」の後ろが右揃えで揃っていますね。※下図(2)

タブの設定をしているお陰で、文字数が変わっても自動で「・」が調整されます。試しに、「徒歩10分」を「徒歩9分」に変更してみましょう。


 




いかがでしたか?
タブを知っていると、チラシや社内文書の作成でとても役に立ちます。
これをキッカケに、ぜひ使い方を覚えてみてくださいね♪

次回は、Word文書処理技能認定試験2級の問題を使って、実務で使えるWordのテクニックを紹介します。お楽しみに!
※Word編(後編)の記事は4月13日(木)掲載予定です。


【ビズプロ編集部】
 

取材協力

株式会社サーティファイ
住所:東京都中央区日本橋茅場町2-11-8 茅場町駅前ビル
TEL:0120-031-749
FAX:0120-031-750
URL:http://www.sikaku.gr.jp/

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