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作業効率UP!知っておきたいExcel操作テクニック【前編】



オフィスワークを進めるうえで欠かせないWordとExcel。
ビズプロ編集部ではサーティファイ ソフトウェア活用能力認定委員会の協力のもと、「Word文書処理技能認定試験」「Excel表計算処理技能認定試験」の試験問題から実務で活かせる操作テクニックをピックアップし、【Word編(前編・後編)】【Excel編(前編・後編)】の4回に分けてご紹介します。

3回目となる今回からは、実務で活かせるExcelの操作テクニック編をお届け!Excel表計算処理技能認定試験3級の問題から「オートフィル機能」をご紹介します。

【Word操作テクニック前編記事はこちら】
【Word操作テクニック後編記事はこちら】

オートフィル機能とは?

月や曜日など、連続するデータや数式などを簡単に入力することができる機能を、「オートフィル機能」と言います。様々な場面で活用する事ができ、作業時間の短縮に有効な機能なので是非覚えておきましょう!

<問題>
次の表の「総人口」(F5からF14)、「合計」(C15からF15)、「平均」(C16からF16)それぞれの項目を、関数を使用して設定しなさい。

▽文書はこちらからダウンロードできます。

まずは、赤枠のF5に合計の関数(SUM関数)を設定してみましょう。「数式」タブの「オートSUM」から「合計」を選択して「SUM関数」を設定します。

関数を挿入したら、オートフィル機能を使って、総人口の残りのセル(F6からF14)にもSUM関数を設定します。やり方は、まずセルF5を選択した状態で、マウスカーソルを下の図の赤枠(セルの右下)に移動させます。移動させると、マウスカーソルの形が変わります。(注:画像ではマウスカーソルは表示されていません)

マウスカーソルの形が変わったら、F14までドラッグします。

F6からF14まで、合計のSUM関数が設定されました!試しにF14のセルを選択してみましょう。C14からE14までのSUM関数が設定されている事が確認できます。

同じ手順でC15からF15にSUM関数を設定してみましょう。ただ、同じ手順でオートフィルを使うと一部(赤枠)罫線の太さが変わってしまいました。

そんな時は「オートフィル オプション」ボタン(赤枠)をクリックして、「書式なしコピー」を選択しましょう。

これで罫線などの書式はコピーされず、関数のみがコピーされました。

最後にC16からF16に平均の関数を設定しましょう。

このようにオートフィル機能を使うと、自動で連続したデータを入力できるので、作業時間の短縮にとても役立ちます。

今回は関数(数式)のコピーでしたが、オートフィル機能は月(1月、2月…)や曜日(月曜、火曜…)など、規則性のあるデータなどに使えますので、色々と試してみながら使い方を覚えることをおすすめします。
 



最終回となる次回は、Excel表計算処理技能認定試験2級の問題を使って、実務で使えるExcelのテクニックを紹介します。お楽しみに!
※Excel編(後編)の記事は4月27日(木)掲載予定です。

【ビズプロ編集部】
 

取材協力

株式会社サーティファイ
住所:東京都中央区日本橋茅場町2-11-8 茅場町駅前ビル
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